Participar de uma feira de exposições exige planejamento estratégico, rigor logístico e cumprimento estrito de prazos operacionais. Este checklist prático guia sua empresa desde a definição do briefing até a pós-feira, garantindo máxima visibilidade e zero imprevistos.
1. Cronograma e Planejamento Operacional
- 6 Meses Antes (Estratégia e Espaço):
- Definição do orçamento total (locação do espaço, projeto de estande, credenciamento, energia e equipe).
- Reserva da localização do estande no mapa do pavilhão (atenção ao fluxo de visitantes e ilhas/esquinas).
- Definição dos objetivos principais (geração de leads, lançamento de produtos ou branding).
- 3 Meses Antes (Projeto e Contratações):
- Aprovação do projeto 3D do estande e escolha do tipo de estrutura (construído, misto ou modulado).
- Contratação de fornecedores essenciais: montadora, buffet, recepcionistas, limpeza e segurança.
- Envio do projeto para aprovação no Manual do Expositor do pavilhão.
- 1 Mês Antes (Documentação e Logística):
- Emissão de ART/RRT de estrutura e elétrica por profissional habilitado.
- Solicitação de ponto elétrico (kVA) e links dedicados de internet junto à organizadora.
- Envio da lista de credenciamento de equipe e prestadores de serviço para montagem.
2. Checklist do Dia do Evento (Operacional e Estande)
| Item / Categoria | Verificação | Responsável |
| Documentação Técnica | Guia de ART/RRT, crachás e comprovantes de taxa do pavilhão | Coordenador do Estande |
| Elétrica e Conectividade | Teste de tomadas, disjuntores, iluminação e sinal de Wi-Fi/4G | Acompanhamento da Montagem |
| Material Promocional | QRs codes visíveis, brindes, panfletos e catálogo digital | Equipe de Marketing |
| Suporte ao Visitante | Água, café, lixeiras internas e área de atendimento organizada | Equipe de Apoio / Buffet |
3. Principais Erros que Geram Multas ou Atrasos
- Perda do Prazo do Manual do Expositor: Atrasar o envio de aprovação do projeto e taxas de energia resulta em multas adicionais aplicadas pela organizadora.
- Falta de Equipamentos de Proteção (EPIs): A entrada de equipes de montagem sem capacetes, botas de proteção e coletes refletivos impede o acesso ao pavilhão.
- Subdimensionamento Elétrico: Não prever o consumo real de monitores, tomadas e máquinas causa quedas constantes nos disjuntores do estande.
4. Perguntas Frequentes (FAQ)
Quando devo começar a credenciar minha equipe de montagem?
O credenciamento das equipes de montagem e suporte deve ser feito com pelo menos 15 a 30 dias de antecedência no portal do expositor do pavilhão para evitar filas ou bloqueios na portaria de serviços.
O que fazer se a energia elétrica do estande cair durante o evento?
Tenha em mãos o contato direto do plantão técnico da organizadora e da sua montadora. Certifique-se préviamente de que os disjuntores instalados no estande correspondem exatamente à carga (kVA) contratada.
